Cuánto tiempo hay que guardar los documentos de una empresa

En resumen: Los libros, la correspondencia y los justificantes del negocio se guardan seis años desde el último asiento (Código de Comercio, artículo 30). Lo fiscal, mientras Hacienda pueda revisarlo: cuatro años desde el fin del plazo de cada declaración, y hasta diez si hay bases negativas o deducciones pendientes. La documentación de Seguridad Social y el registro de jornada, cuatro años. Los datos personales, solo lo necesario.

¿Cuánto tiempo hay que guardar los documentos de una empresa?

La regla general es de seis años: el artículo 30 del Código de Comercio obliga a conservar libros, correspondencia, documentación y justificantes del negocio, ordenados, durante seis años desde el último asiento de los libros. Encima de esa regla, la normativa fiscal, laboral, sanitaria o de blanqueo fija plazos propios, y manda siempre el más largo.

El cese de la actividad no libera de la obligación. El mismo artículo 30 del Código de Comercio dice que, si el empresario fallece, el deber pasa a sus herederos, algo que conviene saber cuando se vacía la oficina o el almacén de un negocio familiar que cierra.

¿Por qué los plazos fiscales duran más de cuatro años en la práctica?

Porque los cuatro años de prescripción no empiezan con la factura, sino al día siguiente de acabar el plazo para presentar la declaración en la que esa factura cuenta (artículo 67 de la Ley General Tributaria). Una factura de un trimestre se guarda, como poco, cuatro años desde el final del plazo de ese trimestre o de la declaración anual que la recoja.

Hay dos excepciones que alargan el plazo. Si compensas bases imponibles negativas o aplicas deducciones de años anteriores, Hacienda puede comprobar su origen durante diez años (artículo 66 bis). Y el artículo 70.3 obliga a justificar los datos que vienen de periodos ya prescritos mientras sigan produciendo efectos: la factura de compra de un local o de una máquina que aún amortizas no se tira.

Como el plazo mercantil es de seis años desde el último asiento, en la mayoría de los casos el cálculo práctico es sencillo: guarda la contabilidad y sus justificantes al menos seis años después del cierre del ejercicio, y más si tienes bases negativas, deducciones pendientes o bienes que amortizas.

¿Cuánto se guardan los documentos laborales y de Seguridad Social?

Cuatro años para la documentación de afiliación, altas, bajas y cotización y para los recibos de salarios: no conservarla ese tiempo es infracción leve según el artículo 21.1 de la LISOS. El registro diario de jornada se guarda también cuatro años, a disposición de la plantilla, sus representantes y la Inspección (artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores).

Los cuatro años encajan con la prescripción de las deudas por cuotas, que es de cuatro años según el artículo 24 de la Ley General de la Seguridad Social, y con la de las infracciones en materia de Seguridad Social (artículo 4 de la LISOS). En prevención de riesgos laborales, ese mismo artículo fija que las infracciones muy graves prescriben a los cinco años.

Por eso es prudente guardar la documentación de prevención (evaluaciones de riesgos, formación, entregas de equipos) al menos cinco años. No es un plazo de conservación escrito como tal, sino el tiempo durante el que te pueden pedir que demuestres que cumpliste.

¿Qué dice la protección de datos: guardar o destruir?

Que los datos personales no se guardan más tiempo del necesario para el fin con el que se recogieron: es el principio de limitación del plazo de conservación del artículo 5.1.e del Reglamento General de Protección de Datos. Pero eso no permite destruir antes de que acaben los plazos legales de los apartados anteriores.

La Ley Orgánica 3/2018 resuelve el choque con el bloqueo (artículo 32): cuando los datos ya no hacen falta, se reservan con medidas que impiden usarlos, solo para ponerlos a disposición de jueces, Ministerio Fiscal o administraciones mientras pueda exigirse alguna responsabilidad. Cuando ese plazo termina, se destruyen.

En la práctica, para el archivo de una oficina significa tres cosas: marcar en cada caja hasta cuándo debe guardarse, dejar fuera del uso diario lo que solo se conserva por obligación y destruir de forma segura lo que ha cumplido su plazo, sin tirarlo al contenedor de papel.

¿Qué hacer con el archivo en una mudanza de oficina?

Revisarlo antes de embalar y separarlo en tres grupos: el archivo vivo, que viaja con la oficina; el que solo se guarda por obligación legal, que puede ir a custodia externa; y el que ya ha cumplido su plazo, que se destruye. Mover cajas que nadie va a abrir cuesta tiempo y espacio en el local nuevo.

• Decide quién en la empresa autoriza qué se destruye: esa decisión es del responsable de la información, no del proveedor.
• Etiqueta cada caja con departamento, tipo de documento, años que contiene y fecha hasta la que debe conservarse.
• Haz un inventario por caja antes del traslado y quédate una copia.
• Cierra las cajas con cinta y no dejes documentos sueltos ni carpetas abiertas en el camión.
• Separa lo confidencial (nóminas, expedientes, contratos) para que viaje controlado y llegue a una sala que se pueda cerrar.
• Aprovecha para vaciar los archivadores: los muebles de archivo viajan vacíos y cerrados.

El orden del traslado lo explicamos en el checklist de mudanza de oficina: el archivo y el material de poco uso suelen salir primero. Si el cambio de local va acompañado de un cambio de domicilio, revisa también los trámites del cambio de domicilio de la empresa.

¿Custodia externa o destrucción certificada: qué pedir al proveedor?

La custodia sirve para lo que tienes que guardar pero no consultas; la destrucción, para lo que ya ha cumplido su plazo. En los dos casos el proveedor trata datos personales por cuenta de tu empresa, así que el artículo 28 del RGPD exige un contrato de encargado del tratamiento. Pide que el presupuesto detalle cómo se identifica, guarda, devuelve o destruye cada caja.

El archivo no es lo mismo que el mobiliario. Para las sillas, mesas o armarios que no caben aún en la oficina nueva encaja un guardamuebles en Soria; para las cajas de documentos, la opción pensada para ello es la custodia de documentos en Soria, donde puedes pedir las condiciones del servicio.

¿Vas a mudar la oficina con todo su archivo?

Cuéntanos cuántas cajas y archivadores tienes, qué debe viajar con la oficina y qué no, y las fechas del traslado. Te enviamos un presupuesto gratuito y por escrito en 24 horas laborables desde mudanzas de oficinas en Soria, o llámanos al 633 105 640.

Preguntas frecuentes

¿Puedo tirar las facturas de hace cinco años?

Depende. Si la contabilidad de ese ejercicio no ha cumplido los seis años del Código de Comercio, todavía no. Y si alguna factura justifica bases negativas, deducciones pendientes o un bien que sigues amortizando, el plazo se alarga. Antes de destruir, repasa con tu asesoría qué ejercicios están ya cerrados para todo.

¿Vale con tener los documentos escaneados?

Para las facturas, el reglamento de facturación admite conservarlas por medios electrónicos si se garantiza su legibilidad, la autenticidad de su origen y la integridad de su contenido. Para destruir el original en papel tras escanearlo, la Orden EHA/962/2007 exige digitalización certificada con software homologado por la Agencia Tributaria. Un escaneo normal no basta.

Soy autónomo: ¿me afectan los mismos plazos?

Sí en lo esencial. Como empresario, el artículo 30 del Código de Comercio también se aplica a ti, y las facturas y libros registro fiscales se conservan mientras Hacienda pueda revisarlos. Si tienes trabajadores, añade los cuatro años de la documentación laboral y de Seguridad Social.

¿Qué pasa con el archivo si la empresa cierra?

La obligación sigue. El Código de Comercio dice expresamente que el cese de la actividad no exime de conservar libros y justificantes durante los seis años, y que si el empresario fallece la obligación recae en sus herederos. Por eso, al vaciar el local de un negocio que cierra, el archivo se separa del resto y se guarda.

¿Puedo destruir yo los documentos con una trituradora?

Puedes, si garantizas que la información no se puede reconstruir y documentas qué destruiste y cuándo. Para volúmenes grandes o datos sensibles, un servicio de destrucción con certificado te da una prueba más sólida ante una inspección o una reclamación de protección de datos.

Fuentes consultadas

• Código de Comercio, artículo 30 (conservación de libros y justificantes) — BOE
• Ley 58/2003, General Tributaria, artículos 66 a 70 (prescripción) — BOE
• Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social, artículos 4 y 21 — BOE
• Ley Orgánica 3/2018, de Protección de Datos, artículo 32 (bloqueo) — BOE
• Reglamento General de Protección de Datos (UE) 2016/679 — EUR-Lex