Checklist para organizar una mudanza de oficina

1. Nombra una persona responsable

Centraliza decisiones y comunicaciones en una persona o un pequeño equipo. Debe disponer del calendario, inventario, planos, contactos y prioridades de cada departamento.

Define quién puede autorizar cambios durante el traslado y cómo se comunicarán incidencias.

2. Crea un inventario por departamentos

Registra puestos, mesas, sillas, armarios, archivos, equipos informáticos y maquinaria. Asigna a cada elemento una ubicación de destino. Marca qué se traslada, qué se retira y qué necesita almacenamiento.

Para documentación que no debe permanecer en la nueva oficina, consulta las opciones de custodia y gestión documental.

3. Planifica informática y comunicaciones

Coordina copias de seguridad, desconexión, protección, identificación y puesta en marcha de equipos. Documenta conexiones y periféricos. Los soportes con información sensible deben seguir el procedimiento interno de la empresa.

Confirma con los proveedores las fechas de internet, telefonía, seguridad y otros servicios esenciales.

4. Divide el traslado en fases

Cuando la actividad no puede detenerse por completo, determina qué áreas deben funcionar primero y qué equipos pueden trasladarse con antelación. Prepara un plan alternativo para funciones críticas.

Un guardamuebles temporal puede ayudar cuando parte del mobiliario no entra todavía en el destino.

5. Revisa accesos de ambos edificios

Comprueba horarios autorizados, ascensores, muelles, escaleras, zonas de carga y normas de cada inmueble. Informa a administración, seguridad o comunidades cuando sea necesario.

Si existen piezas voluminosas que no pueden utilizar los accesos interiores, estudia con antelación la viabilidad de una grúa elevadora.

6. Etiqueta por ubicación de destino

Utiliza códigos claros para planta, zona, departamento y puesto. Entrega un plano de distribución al equipo responsable. La etiqueta debe indicar dónde se coloca cada bulto, no únicamente de dónde procede.

7. Comprueba la reanudación

• Equipos prioritarios conectados y probados.
• Documentación accesible para las áreas críticas.
• Mobiliario instalado según el plano.
• Elementos pendientes e incidencias registrados.
• Personal informado sobre accesos y nueva distribución.