Cómo preparar equipos informáticos para una mudanza de oficina

Coordina la mudanza con el responsable informático

Antes de mover equipos, define quién autoriza la desconexión, quién conserva las credenciales y quién comprobará el funcionamiento en destino. La empresa de mudanzas puede manipular y transportar los bienes, pero la gestión de datos y sistemas debe permanecer bajo el control de la organización.

Crea un inventario técnico

Asigna un código a cada ordenador, pantalla, base, impresora, teléfono y periférico. Relaciona cada equipo con su puesto y ubicación de destino. Incluye números internos o referencias propias sin exponer contraseñas ni información sensible en las etiquetas.

Fotografía las conexiones antes de desmontar y registra accesorios que deben viajar juntos.

Realiza copias de seguridad

La copia debe completarse y verificarse antes de la desconexión. Los soportes de respaldo y equipos críticos no deberían depender de un único bulto o recorrido. Sigue las políticas de seguridad y continuidad de la empresa.

Evita guardar contraseñas o datos de acceso dentro de las cajas.

Etiqueta cables y accesorios

Utiliza bolsas o recipientes identificados para cables, adaptadores, ratones, soportes y tornillería. No mezcles accesorios de distintos puestos en una caja genérica. Una etiqueta útil indica código del equipo, departamento y posición de destino.

Protege cada componente según su fragilidad

Apaga, desconecta y deja enfriar los equipos. Protege pantallas frente a presión y golpes, evita apoyar peso sobre ellas y utiliza embalaje que limite el movimiento. Impresoras y equipos con consumibles pueden necesitar preparación específica indicada por el fabricante o el responsable técnico.

Planifica el orden de transporte y puesta en marcha

Los sistemas que deban funcionar primero deben estar identificados y accesibles. En el destino, comprueba alimentación, red, ventilación y espacio antes de desembalar. No conectes equipos que presenten golpes, humedad o daños visibles sin revisión.

Lista de comprobación

• Inventario y códigos de puesto.
• Copias de seguridad verificadas.
• Fotografías de conexiones.
• Cables y accesorios etiquetados.
• Equipos prioritarios identificados.
• Plano y responsable de puesta en marcha.